近日张掖市公共资源交易中心肃南县分中心荣获2023年张掖市优化营商环境县区“十佳典型案例”荣誉称号。
为有效解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低等难题，张掖市公共资源交易中心肃南县分中心聚焦多平台数据交互共享、音视频档案高标准智能化云端收集，推动交易档案来源可溯、去向可查、监督留痕、管理便利，自主研发了“全链条・掌上办・双备份”智能集成指尖特色档案系统，并取得了国家版权局颁发的《计算机软件著作权登记证书》。
智能集成指尖特色档案系统：实现了电子档案云存储管理系统与市中心一网三平台、华为云存储系统、磁盘阵列存储系统三平台的无缝衔接，实现了项目交易全过程的数据采集分析、资料自动归整、视频一键截取和业务协同高效管理的智能集成档案管理模式。特色：本系统对开评标影像资料自动存储，所有进场项目全程监控、实时记录、全方位掌握开评标现场的一举一动，保证交易数据真实性、规范性、合法性、全面性。一是系统按照交易项目逐一进行归档，自动获取项目从进场到合同签订全过程产生的所有交易文件、图纸、清单附件、交易公告、招标文件、开评标信息、中标信息、音视频等资料，确保了项目资料的完整性；二是对档案的收集、整理、移交、统计、检索实现全过程标准化信息管理，实现“一项目一目录”，使交易档案由纸质管理到线上办、链上办、从“单项见证”向“数链存证”、从“面对面”向“屏对屏”的“全链条・掌上办・双备份”的云端指尖特色档案体系。同时具有强大的全文检索功能，可根据需求输入相关文字快速检索出所需要的资料；三是保存时间长，利用数字信息技术，招投标档案保存时间更长，不止满足政策要求“至少十五年”，可做到永久保存，并实现了电子档案云存储、华为云存储、磁盘阵列三方备份，使档案存储更安全；四是实现管理标准化，将用户对象分为系统管理员、档案管理员及档案阅读者，分别负责档案归档与维护、授权用户、借阅审核，实现分级授权管理，使档案借阅申请、阅读、下载、归还、查询更便捷安全。五是制度管理规范化，中心组织工作人员赴山东省各市学习档案管理先进经验，结合我县公共资源交易档案管理实际情况，制定《肃南县公共资源交易中心项目档案管理制度(试行)》，按照“谁形成、谁负责”的原则，全面规范档案的收集、整理、移交和归档四个工作环节，并建立健全档案保管制度，严格履行档案借阅手续，加强档案安全工作的落实，确保档案安全万无一失。六是业务水平专业化。积极组织档案管理人员参加公共资源交易档案电子化专业知识培训，不断提升工作人员的电子化档案管理能力和水平，从而进一步推进我县公共资源交易电子档案管理标准化、流转规范化、信息安全化。
(肃南县公共资源交易中心徐晓玲)
